Cách sử dụng máy hủy tài liệu

Máy hủy tài liệu là một trong những thiết bị quan trọng dùng để bảo mật những tài liệu, sổ sách quan trọng với số lượng lớn không còn sử dụng. VẪN Cách sử dụng máy hủy tài liệu không phải ai cũng biết. Vậy hôm nay hãy cùng chúng tôi tìm hiểu kỹ hơn về chiếc xe này nhé.

Lợi ích khi sử dụng máy hủy tài liệu văn phòng

Máy hủy tài liệu văn phòng hay máy hủy giấy có rất nhiều lợi ích có thể kể đến như:

Mức độ bảo mật thông tin cao

Ngày nay, có rất nhiều kẻ xấu lợi dụng cơ hội để lấy thông tin cá nhân, khách hàng của doanh nghiệp đối thủ nhằm mục đích bất chính.

Cách sử dụng máy hủy tài liệu

Ví dụ: giữ thông tin quan trọng như số tài khoản ngân hàng, ngày sinh, tên và địa chỉ, số điện thoại, thông tin bảo hiểm, biên lai thanh toán và các tài liệu kinh doanh quan trọng khác trên giấy. hồ sơ mà doanh nghiệp đã duy trì. Kẻ xấu có thể đánh cắp thông tin gây tổn hại đến uy tín và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp nên đầu tư ít nhất một chiếc máy hủy tài liệu để bảo mật thông tin cũng như góp phần bảo vệ môi trường.

Đồng ý với các yêu cầu bảo mật dữ liệu cá nhân

Luật pháp Việt Nam có quy định rất rõ ràng về việc bảo vệ dữ liệu cá nhân hoặc các thông tin quan trọng khác. Chính vì lý do đó, việc đầu tư máy hủy tài liệu để hủy dữ liệu nhạy cảm cũng là một trong những trách nhiệm mà mỗi doanh nghiệp phải tôn trọng và đảm bảo không tiết lộ thông tin cá nhân riêng tư của khách hàng, thân chủ hay đối tác của mình.

Tiết kiệm không gian làm việc

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ phát sinh nhiều loại tài liệu không cần thiết làm ảnh hưởng đến không gian lưu trữ cùng với việc tìm kiếm tài liệu trong văn phòng. Để giảm dung lượng mà vẫn bảo mật thông tin một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp nên hủy tài liệu này bằng máy hủy tài liệu.

Giảm số lượng thùng rác và số lần xử lý rác thải trong doanh nghiệp

Hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp tất nhiên không tránh khỏi lượng giấy phải vứt đi nhiều, khiến sọt rác ngày càng đầy nhanh hơn. Thay vào đó, máy hủy sẽ hủy giấy, giảm không gian lưu trữ cần thiết cho hộp chứa và cũng giảm số lượng khoảng trống.

Doanh nghiệp nếu không sử dụng máy hủy tài liệu mà chỉ dọn rác thông thường thì chẳng may thông tin bị lộ ra ngoài chắc chắn sẽ gây tổn thất về tài chính cũng như ảnh hưởng đến hình ảnh, thương hiệu mà doanh nghiệp đã dày công xây dựng. Bởi vì nguy cơ thông tin rơi vào tay kẻ xấu là rất cao nên việc sở hữu một chiếc máy hủy tài liệu là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào.

Cách sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách

Để biết cách sử dụng máy hủy tài liệu đúng cách, bạn cần có những kiến ​​thức cơ bản về nó. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng máy hủy giấy cơ bản.

Cách sử dụng máy hủy giấy

Trước khi sử dụng máy hủy giấy, điều đầu tiên bạn cần nhớ là đọc kỹ hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất hoặc đơn giản là hỏi nhân viên bán hàng về các tính năng cùng với các nút điều khiển, chất liệu sử dụng, cách sử dụng, v.v. của chiếc xe ôtô. Tất cả các máy hủy tài liệu phải được kiểm tra kỹ lưỡng xem có vật lạ hoặc bụi bám vào lưỡi cắt không. Chú ý đặt máy hủy giấy cách tường khoảng 15 cm, tránh nơi gồ ghề, ẩm ướt, đặc biệt không đặt gần chất dễ cháy nổ.

Trong quá trình sử dụng máy, chúng ta phải phân loại các đầu kẹp và đầu hủy. Nếu bánh răng truyền động bị hỏng, bạn cần thay thế bằng bánh răng cao cấp. Một số máy hủy tài liệu được trang bị nút quay lại khi máy bị kẹt hoặc hỏng do nhầm lẫn. Khi nhấp vào nút này, các tài liệu sẽ được trả lại.

máy hủy giấy

Trong quá trình vận hành máy hủy giấy, chúng ta phải tập trung vào công việc, bởi nhiều người chủ quan và có thói quen làm nhiều việc cùng lúc để tiết kiệm thời gian. Trên thực tế, công việc này dù hoàn toàn do máy thực hiện nhưng vẫn cần người dùng phải có sự tập trung tuyệt đối. Bởi vì bạn chỉ cần phân tâm trong vài giây để làm một việc gì đó, các vật dụng khác có thể rơi vào vị trí và bị phá hủy; ngay cả lưỡi xe hơi cũng có thể làm bạn bị thương.

Chúng ta nên mặc quần áo gọn gàng, không mặc quần áo rộng thùng thình, đeo trang sức, tránh đưa tay lại gần mép cắt của máy. Tài liệu nên được tiêu hủy trong phạm vi cho phép dựa trên thông số kỹ thuật của nhà sản xuất.

Đừng tiêu hủy quá nhiều giấy thừa vì nó có thể làm hỏng lưỡi dao và bạn có thể phải thay máy mới và đột nhiên khiến công ty tốn thêm một khoản chi phí.

Sau một thời gian làm việc liên tục chúng ta nên cho máy nghỉ từ 5 đến 10 phút rồi mới tiếp tục sử dụng để tránh tình trạng máy hủy giấy quá nóng gây cháy mô tơ.

Sau khi sử dụng, bạn nên để ý đến thùng rác của máy hủy tài liệu xem còn đầy hay không. Nếu nó đầy, đổ hết và làm sạch thùng chứa. Hầu hết các máy hủy tài liệu ngừng hoạt động khi thùng rác đầy và thông báo xuất hiện trên bảng điều khiển. Sau khi hoàn thành công việc, hãy rút phích cắm và nguồn điện để tránh trẻ em hoặc vật nuôi đến gần gây nguy hiểm. Để máy chạy êm và bền lâu chúng ta cũng cần phải bảo dưỡng và tra dầu cho máy thường xuyên.

Trên đây là một số thông tin về cách sử dụng máy hủy tài liệu và hướng dẫn sử dụng máy hủy tài liệu đơn giản nhất. Nếu bạn có nhu cầu mua máy hủy tài liệu giá rẻ, chính hãng, vui lòng để lại bình luận bên dưới, chúng tôi sẽ liên hệ và tư vấn cho bạn trong thời gian sớm nhất.

Tôi có nhiều năm kinh nghiệm xem xét và đánh giá các thiết bị làm sạch công nghiệp và mẹo làm sạch. Tôi hy vọng những chia sẻ của tôi sẽ mang lại cho bạn nhiều thông tin hữu ích.